RM.id Rakyat Merdeka - Pengeluaran operasional perusahaan modern kini semakin kompleks dan tersebar di berbagai kategori. Mengelola procurement, reimbursement karyawan, penggunaan kartu korporat, hingga pembayaran vendor dalam satu sistem pencatatan saja tidak lagi cukup untuk menangkap seluruh kegiatan keuangan ini secara menyeluruh.
CFO dan tim finance modern dituntut untuk memiliki kontrol yang ketat atas seluruh anggaran. Namun, kepemilikan pengeluaran atau spend ownership tetap tersebar di banyak tim dan departemen. Tanpa adanya sistem terpadu, keputusan finansial seringkali harus diambil berdasarkan data yang terlambat atau tidak lengkap, sehingga berpotensi menimbulkan risiko pengeluaran yang tidak terkontrol.
Di sini akan kita bahas alasan spend management system menjadi prioritas utama bagi CFO modern, permasalahan yang paling sering dihadapi oleh tim finance, framework yang digunakan oleh perusahaan kelas enterprise, kriteria dalam memilih aplikasi spend management. Berikut ulasannya.
Apa Itu Spend Management dan Mengapa Menjadi Prioritas CFO Modern?
Spend management system adalah platform perangkat lunak terintegrasi yang mengelola seluruh siklus pengeluaran bisnis. Mulai dari pengajuan, proses persetujuan, pembayaran, hingga analisis, semua dilakukan dalam satu ekosistem yang menyatukan aktivitas procurement, expense karyawan, kartu korporat, serta accounts payable.
Sistem ini menjadi prioritas bagi CFO modern karena kebutuhan terhadap gambaran menyeluruh akan anggaran operasional perusahaan. Tanpa spend management system, pengambilan keputusan finansial kerap kali berdasar data yang terlambat atau tidak lengkap. Akibatnya, peluang efisiensi dan penghematan menjadi terlewatkan begitu saja.
Masalah Spend Control yang Paling Sering Dikeluhkan Tim Finance
Salah satu masalah utama yang sering dihadapi tim finance adalah visibilitas terbatas terhadap pengeluaran tidak langsung (indirect spend). Sebuah riset Deloitte melaporkan bahwa 65% organisasi mengalami kesulitan dalam melihat secara jelas aktivitas pengeluaran tidak langsung ini. Hal ini menyebabkan perusahaan kehilangan peluang penghematan karena pola pemborosan tidak terdeteksi lebih awal.
Baca juga : Penutupan 8 Bandara Diperpanjang, Menhub: Keselamatan Prioritas Utama
Selain itu, proses pengelolaan pengeluaran yang masih berbasis spreadsheet cukup memakan waktu dan sangat rawan kesalahan input data. Kondisi ini membuat audit menjadi sulit dan menyebabkan data antar tim jadi tidak sinkron.
Masalah lain yang kerap muncul adalah kontrol yang berjalan secara reaktif. Pengeluaran yang berlebihan (overspending) baru terdeteksi setelah laporan akhir bulan selesai dibuat. Hal ini membuat koreksi anggaran tidak bisa dilakukan secara real-time dan mengurangi efektivitas pengendalian keuangan.
Framework Spend Control yang Dipakai Perusahaan Berkelas Enterprise
Perusahaan berkelas enterprise mengandalkan framework spend control yang terdiri dari delapan komponen inti demi mendapatkan kendali ketat atas pengeluaran. Empat komponen pertama mencakup analisis pengeluaran historis untuk mengidentifikasi pola pemborosan, manajemen procurement yang terintegrasi dengan proses approval workflow, otomasi expense dan reimbursement karyawan, serta penggunaan kartu korporat dengan limit yang dapat dikustomisasi.
Empat komponen berikutnya melengkapi kontrol dari sisi data dan proses. Ini termasuk kontrol anggaran secara real-time dengan sistem alert yang bersifat proaktif, database vendor yang terpusat dan sudah terverifikasi, otomasi proses invoice dengan teknologi Optical Character Recognition (OCR) dan metode three-way matching, serta kemampuan reporting analytics yang membantu pengambilan keputusan berdasarkan data yang akurat dan terkini.
Kriteria Memilih Aplikasi Spend Control yang Tepat untuk Perusahaan Anda
Memilih aplikasi spend control yang tepat memerlukan pertimbangan matang terhadap beberapa kriteria utama agar dapat memberikan manfaat maksimal bagi perusahaan. Berikut adalah kriteria-kriteria penting yang perlu diperhatikan:
- Integrasi dengan Sistem Akuntansi/ERP: Memastikan aplikasi dapat terhubung langsung dengan sistem yang ada untuk menghindari duplikasi input data dan menjaga akurasi data.
- Kepatuhan Regulasi dan Skalabilitas: Memenuhi aturan perpajakan di Indonesia serta memiliki fleksibilitas untuk berkembang seiring pertumbuhan skala bisnis perusahaan.
- Kemudahan Adopsi dan Total Cost of Ownership: Dapat digunakan dengan mudah oleh seluruh karyawan serta memberikan nilai efisiensi biaya dalam jangka panjang.
Rekomendasi Aplikasi Spend Management untuk Bisnis Indonesia
Memilih aplikasi spend management yang tepat sangat penting untuk mendukung efisiensi operasional dan visibilitas keuangan perusahaan. Berikut adalah beberapa rekomendasi platform yang dapat dipertimbangkan oleh tim finance di Indonesia:
Baca juga : Kakorlantas Polri: Keselamatan Masyarakat Jadi Prioritas Utama Tugas Polantas
1. Mekari Expense
Mekari Expense adalah solusi spend management system pertama di Indonesia yang menyediakan fitur reimbursement, virtual corporate card (VCC), dan multi-level approval dalam satu platform.
Mekari Expense adalah platform manajemen pengeluaran terpusat berbasis cloud yang mengintegrasikan Travel & Expense, Accounts Payable, Procurement, dan Spend Control dalam satu sistem yang aman dan sepenuhnya mematuhi regulasi lokal. Ditenagai oleh teknologi AI, platform ini membantu tim keuangan untuk bekerja secara proaktif dengan visibilitas menyeluruh, kontrol yang sangat ketat, dan efisiensi maksimal dalam mengelola seluruh anggaran operasional bisnis.
Sebagai bagian dari ekosistem software terpadu Mekari, Mekari Expense juga terintegrasi dengan berbagai solusi Mekari lainnya seperti Mekari Qontak, Mekari Sign, Mekari Talenta, Mekari Flex, Mekari Jurnal, Mekari Klikpajak, Mekari Desty, Mekari POS, Mekari Officeless, dan Mekari Airene untuk mendukung automasi operasional bisnis secara end-to-end.
2. Spendesk
Platform berbasis Eropa yang menyediakan kartu perusahaan virtual dan fisik untuk pengelolaan pengeluaran tim.
3. Payhawk
Payhawk adalah spend management software yang mendukung lebih dari 30 negara dengan fitur pemrosesan invoice berbasis OCR secara otomatis.
4. Moss
Moss adalah platform manajemen pengeluaran dari Jerman yang mengotomasi reimbursement dan pengelolaan faktur berbasis teknologi OCR.
Baca juga : Tinjau MRT Fase 2A, Wapres: Transportasi Publik Modern Jadi Prioritas Pemerintah
5. Airbase
Aplikasi spend management dari Airbase menawarkan alur kerja persetujuan yang dapat dikustomisasi serta dilengkapi portal vendor mandiri.
6. Ramp
Ramp mengandalkan kecerdasan buatan (AI) dalam platform spend management-nya untuk otomasi accounts payable dan terhubung dengan Slack, QuickBooks, serta Xero.
Spend control yang matang saat ini menuntut penggunaan sistem yang terintegrasi, menggantikan proses manual yang tersebar di banyak tim. "Delapan komponen framework yang sudah dijelaskan tadi bisa menjadi acuan dalam menilai kesiapan sistem spend management perusahaan Anda. Pilihan aplikasi pada akhirnya harus disesuaikan dengan kecocokan integrasi, kepatuhan regulasi, dan skala bisnis masing-masing perusahaan," bunyi keterangan Mekari Expense yang diterima redaksi, Kamis (1/10/2026).
Wujudkan Spend Control yang Terintegrasi Bersama Mekari Expense
Kedelapan komponen framework spend control yang penting itu kini tersedia dalam satu platform terintegrasi yang dirancang untuk pasar Indonesia. "Anda dapat menjadwalkan demo Mekari Expense melalui expense.mekari.com atau mempelajari fitur spend management-nya lebih jauh," tutup keterangan tersebut.
Update berita dan artikel RM.ID menarik lainnya di Google News
Dapatkan juga update berita pilihan dan breaking news setiap hari dari RM.id. Mari bergabung di Grup Telegram "Rakyat Merdeka News Update", caranya klik link https://t.me/officialrakyatmerdeka kemudian join. Anda harus install aplikasi Telegram terlebih dulu di ponsel.